メール振り分け設定は、情報整理の基本です
Webビジネスの活動をするにあたりメールは有用な情報整理ツールです。
でも、いろんなメルマガに登録したり、届くメールがたくさん増えると、全部に目を通すのは難しくなります。
読みたい情報を見逃さない、作業の効率化のため、メールの振り分け機能を使って設定し重要なメールをファイリングしておきましょう。
メール振り分け設定をして『優先的に読むメール』が視覚でもわかるようにしておくといいです。
特に僕からのメルマガのメールは見落とさないように（笑）
まだメール使ってるの？イマドキはLINEでしょ？
メール振り分け設定の話をする前に、「メルマガはオワコン」「メールは読まれない」「LINEの既読率（到達率＆精読率）と比較にならない」について少しだけお話ししておきます。
情報発信のメルマガとコミュニケーションのLINE、ちゃんと使い分けなきゃな。
— アキラ|集客のヒント全部見せます (@akira__kizuna) August 29, 2021
※最近はLINEで情報を発信する方が非常に増えています。
しかしそもそもLINEは短文のコミュニケーションツールだと僕は思っています。
なので、上のツイートでもボソッと言ってますが、『情報発信のメルマガ』『個別交流、情報伝達確認のLINE』と使い分けています。
メルマガは読まない、メールはそもそも開封すらしてない…というあなた、メールが大量に届いて整理できていないからではないでしょうか？
必要なメールをきちんと振り分け設定しておけばそのメールだけはしっかりと読むようになってきます。
もちろん、メールの内容に対する期待値が低くなればそのうち振り分けたメールすらも開封しなくなるようになるのですが…
メルマガは読まれない
というのが常識のようですが、メルマガに価値を持たせるのがメルマガ発信者の役目です。
登録してくださった方を飽きさせず、毎回メールが届くのが楽しみになって「あー今週ジャンプ読むの忘れたー！」くらいの情報発信をすればええねん。
— アキラ|集客のヒント全部見せます (@akira__kizuna) September 2, 2021
メルマガやLINEだけでなく、ブログも、SNSの発信も、どんなツールで発信するにしても、「読まない、信じない、行動しない」という『３つのNOT』を打破しなければ読み手に伝わるものも伝わりません。
「とりま既読つけとこ、未読めっちゃ溜まってきたし…」
こんなLINEは情報の精読率、到達率高いといえるのですか？
逆に興味ない人も既読だけつけてるってことやで。それならメルマガとそんな大差ないねん。
ツイートもメルマガもLINEも、発信しても読まれなければ情報は届いてないのと同じよ。
— アキラ|集客のヒント全部見せます (@akira__kizuna) September 2, 2021
LINEの既読率の高さは「未読のしるしを消したい」という人も少なからずいらっしゃるからにすぎません。
LINEを送った全員がしっかりと目を通しているわけではありません。
もしもそれで「みんなちゃんと読んでくれているな、よしよし！」と思ってしまうのは大きな間違いです。
むしろメールは読む人と読まない人が明確に数字でわかるので（メルマガの機能にもよります）LINEよりも情報が届いているかどうか、読んでもらえているかどうか判断しやすく、発信者としては改善策を考えたり、課題を抽出したりして、精度を高めていく工夫をする方も多いんです。
…と「メルマガを読まなきゃ」という気分にして、「情報発信ツールとしてはLINEよりもメルマガが大事」を正当化させたうえで（笑）本題に入っていきます。
メール振り分けを設定しないと、重要なメールを見落とします。
メール振り分けの設定はスマホでもできますが、PCからやると素早くできます。
メール振り分けを設定しない場合と設定する場合では、メールの情報管理能力に大幅な差が生じます。
その理由は、必要、重要、読みたいメールが目で見て見つけやすくなる、メールの優先度が明確になるからです。
たくさんのメールを1通ずつ確認する作業は大変です。
だからメールを読まなくなるんです。
でも、メール振り分け設定をすれば、
- 必要なメールを探す手間が減ります。
- 優先順位が明確で大事なメールから読むことができます。
メールアプリを開くのが習慣化するか、億劫になってずっと開かずのアプリになるか…
メール振り分け設定をするかしないかで大きな差が出ます。
メール振り分けの方法がわからないのですが…ググれば出てきます。
メール振り分けの方法を調べて、一度設定したらスマホで見るときも見つけやすい！
メール振り分けの方法がわからない、やったことがない、という方はこの記事を読んでください。
それでもわからなければ、Googleで「メール振り分け 方法 Gmail」みたいにキーワードを入れて検索してみてください。
手取り足取り教えてくれるサイトがたくさんありますよ。
この記事では、簡単に軽くお話しだけしておきますね。
メール振り分けの基本手順3ステップ
メール振り分けは基本的には以下の3ステップで完了です。
各社設定方法が共通する、もしくは似ている部分をまとめておきました。
振り分けたいメールのフォルダを用意する
メールを整理してファイリングしておくためのフォルダの作成手順です。
- 「新規作成」を選択
- 「フォルダの作成」など該当する項目をクリック
- 「受信トレイ」の配下に新規フォルダが作成されていることを確認
新規フォルダには送り主の名前やどんなメールなのかなど、メールの内容や振り分けたい条件にあわせて名前を付けておきましょう。
パッと見てわかりやすいフォルダ名にしておくといいです(^^)
メール振り分け条件を設定する
次は、条件の設定方法を説明します。
新しいフォルダを作ったら「どのメールをどのフォルダに格納するか」という条件を設定します。
「タンスのどの場所にどの服を片付けるか」を決めるのと同じですよ♪
メール振り分けのルール設定で分ける
だいたいどんなメールのアプリケーションも、フォルダごとに特定のルールを設定できます。たとえば、「本文中に○○の文字が含まれているメールを振り分ける」という条件なら、特定の言葉が入っているメールだけ区別しておきたいときに便利です。
- メニューから「ホーム」または「ツール」を選択
- 「ルール」または「メッセージルール」を選択
- 「振り分けルールと通知」、「新しい振り分けルール」を選択
- 「受信メールにルールを適用する」から条件を選択
差出人やタイトルキーワードの諸条件でメール振り分け設定をする
次は差出人のお名前やメールアドレスによる設定する方法です。特定の相手からのメールをファイリングして振り分けたいときは、どんな内容かにかかわらず振り分けられます。
人によって、「この人のメールだけは見逃したくない」というときなどは便利です。
- 「差出人のアドレスに特定の文字が含まれる」を選択
- 任意の文字を入力
- 「追加」「OK」の順に選択
- 「指定フォルダへ移動する」「指定」を順に選択
- 任意のフォルダを選択、「完了」
メール振り分けがキッチリ設定されているかチェックする
メールの振り分けルールを設定したら、以下の2点を確認しましょう。
- 受信トレイの配下に作成したフォルダができているか
- 受信したメールが作成したフォルダに自動で振り分けられているか
このメールの振り分け設定をすると、条件に該当しないメールは受信トレイに格納されます。受信トレイをチェックしながら作成したフォルダに条件を追加していくと、より振り分けの精度が上がります。
実際の主要2社のメール振り分け設定のお役立ち外部リンク
Gmailとyahooメールの振り分け設定の仕方
最近はプロバイダーが発行するメールアドレスではなく、フリーメールのGmailやyahooメールを使用している方が多いと思います。
ここではこの2社のメール振り分けの設定を教えてくれる外部リンクをご紹介しておきますね。
スマホで設定する場合は、アプリから設定するのではなく、インターネット接続サービス（Safariやchromeなど）からメーラーのサイトを開いて設定するとうまくいくと思います。
※アプリでは細かい設定ができないことが多々あります。
メール振り分け設定:Gmailの場合
メール振り分け設定:yahooメールの場合
まとめ：メール振り分けをするだけでかなりストレスが軽減されます。
メールは振り分け設定をして整理整頓すればとてもいい情報ツールです。
メール振り分けがしてないと、メールを探すだけでも時間がかかり、気になった他のメールを開いてしまったり、最悪の場合はイライラしてメールを見ることすら辞めてしまいかねません。
確かにLINEのほうがパッと見ることができて、パッと理解できる短文なので、友達や個人間のコミュニケーションには適しています。
しかし、少し長めでじっくり読んでほしいメッセージは逆にLINEでは読みずらく、次から次にメッセージが届くと流れていってしまいます。
LINEは後から見返すにはあまり適していないので、僕は重要なお話しはブログ記事にしたり、メールでお送りし、LINEで「メルマガ書いたよ」告知や「ブログ更新したよリンク」を手短に送る、という情報ツールの併用がベストだと思います。